Événementiel interne : des idées pour le redynamiser

Communicantes internes dans un département, une ville ou une agglo (ou les deux à la fois), elles ont développé de nouvelles formules d'événements et sont venues partager leur retour d’expérience lors des dernières Rencontres nationales de la communication interne. Des initiatives à picorer pour redynamiser certains rendez-vous internes majeurs, comme l’accueil des nouveaux agents ou les vœux, ou pour imaginer des temps impliquants d’information, de mobilisation et de co-construction avec les agents.

En 2018, le service communication interne de la ville et de l'agglomération de Cholet cherche à relancer l’accueil des nouveaux agents. « Ce temps était alors articulé autour des interventions du maire, des élus, du directeur général des services et du directeur des ressources humaines », explique Apolline Laurent, chargée de com interne de la collectivité. « Nous souhaitions trouver une formule plus dynamique qui permette de rendre les agents plus actifs. » L’inspiration viendra de leurs collègues de la com interne de Mulhouse qui organise un forum.

Ce forum des nouveaux agents cholétains est organisé au cours d'une demi-journée dans un équipement intercommunal peu connu : le théâtre Saint-Louis. Il se divise en deux temps :

• une plénière avec le maire-président, le premier vice-président chargé notamment des ressources humaines, le directeur général des services et, depuis octobre 2021, une collègue de la direction des ressources numériques pour rappel des consignes de sécurité informatique ;
• huit tables rondes réunissant entre quatre et cinq agents autour d'un ou deux animateurs : quatre sur les ressources humaines, une sur la communication interne, une sur l'office de tourisme pour qu’ils découvrent le territoire, une sur le comité local d’action sociale, et une sur les gestes éco-responsables.

« Dynamique, riche et plus participative, la formule est très appréciée par les agents, qui se sentent acteurs de leur intégration », précise la chargée de com. Un buffet favorise également la convivialité. « La proximité, avec les collègues des services ressources, permet de créer du lien interservices et d’identifier les personnes qui peuvent informer. » Si le nombre restreint d’agents par table ronde semble être un atout, le temps alloué aux échanges (12 minutes par table ronde) apparaît insuffisant. « Nous réfléchissons à organiser le forum sur une journée. Mais cela bloque les agendas des agents et animateurs. »  L’animation de ce temps fort, organisé trois fois par an, mobilise 15 personnes (élus et agents).

Après avoir organisé un budget participatif citoyen, la ville de Vertou a lancé son pendant en interne. La démarche vise à répondre à l’enjeu de responsabilisation inscrit dans son plan d’administration et à impliquer ses 400 agents dans l’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT). Une enveloppe de 15 000 euros avec un maximum de 5 000 euros par action est allouée à la réalisation de projets proposés et choisis en interne, pour améliorer concrètement la QVT et/ou favoriser le lien social.

À Pays de Montbéliard Agglomération (600 agents), c’est suite à un audit interne en pleine loi Nôtre que « les matinales de l’info » sont venues s’ajouter aux autres actions du plan de communication pour répondre à l’un de ses quatre objectifs : comprendre la collectivité. Le principe : chaque premier lundi du mois, de 9h30 à 12h30, de 20 à 40 personnes se rassemblent dans une salle de réunion autour d’un sujet transversal proposé par un agent (gestes qui sauvent, nouvelle convention collective, construction d’un nouveau conservatoire, etc.). Chaque séance commence par un accueil café pour la convivialité. La com interne prend ensuite rapidement la parole pour contextualiser le sujet avant de laisser un ou deux intervenants animer le temps sous la forme d’un atelier de pratique collective, d’une conférence, d’un brainstorming…

« Le rendez-vous a rencontré son public et satisfait son besoin », analyse Mary Mackay, chargée de communication de Pays de Montbéliard Agglomération. « La jauge de 40 personnes est tenue et même parfois dépassée. Et, alors que nous avions beaucoup de mal à trouver des intervenants, les agents viennent maintenant me proposer des sujets. » Pour la chargée de com, la simplicité de la démarche – les agents ne doivent pas demander la validation pour venir, et l’événement reste limité à la matinée – constitue l’un des facteurs de réussite. « La régularité fait également de ce temps un rituel et l’accueil café favorise aussi le succès de la formule, même si sa suppression en raison des contraintes Covid n’a pas empêché les agents de venir. » Parmi les pistes d’amélioration envisagées : toucher d’autres profils d’agents comme les managers ou les agents hors siège, changer de jour ou hybrider le format, valoriser les indicateurs de fréquentation pour montrer que ce ne sont pas toujours les mêmes qui viennent... en faisant la com de la com.

Le département du Maine-et-Loire (3 000 agents) a fait du développement durable une de ses priorités d’action. Pour sensibiliser, rassembler et fédérer en interne, il organise depuis 2012 les Rencontres du développement durable. L’événement sert plusieurs objectifs :

• partager et diffuser l’information sur ce qui s’est fait, se fait et peut se faire ;
• diffuser une culture développement durable ;
• décloisonner et créer de la convivialité ;
• et désacraliser en montrant que l’on peut faire des choses sans se surcharger au niveau professionnel.

L’événement se déroule au cours d'une demi-journée, avec le déjeuner. Un budget de 10 000 euros est alloué à son organisation (animations, frais de bouche, etc.) et est considéré comme de la formation. Portées par les élus et la direction générale des services, les rencontres sont organisées par la direction de projet développement durable, accompagnée par la communication interne. « Les deux services appartiennent à la même direction stratégie, ce qui facilite le travail commun », précise Céline Réveillard, chargée de communication interne au département du Maine-et-Loire. La promotion de l’événement est déployée sur l’intranet (en plus d’un module d’inscription), via un mail de diffusion générale, et sur des supports print.

Chaque année, les rencontres rassemblent 120 participants en moyenne, venus des différents services de la collectivité, dont beaucoup d’agents du siège. Pour changer la donne, en 2021, l'événement est démultiplié et délocalisé dans les territoires. Après l'annulation de certaines sessions en 2021 en raison des contraintes sanitaires, la délocalisation se poursuit en 2022 en parallèle d’une réflexion sur la durée de l’événement ainsi que sur le fond. « Les Rencontres du développement durable constituent un rendez-vous annuel attendu par les agents », analyse Céline Réveillard. Une réussite due selon elle à la présence d’une équipe dédiée avec un réseau sur tout le territoire, et de ressources internes importantes, mais aussi au portage politique et de la direction générale, et à la reconnaissance de l’événement comme du temps de formation par la collectivité.

Dans le Calvados aussi l’événementiel interne s’inscrit dans une démarche environnementale. La campagne « Et ton tri t’as pris le pli ? » vise à sensibiliser 50 % des 1 800 agents départementaux connectés (sur 3 000) à la sobriété numérique. « En trente ans le nombre de fichiers informatiques de la collectivité a été multiplié par 1 500 et l’espace de stockage par 170 000 », précise Caroline Troussier, assistante de communication interne du département du Calvados. La collectivité ambitionne de supprimer 100 gigaoctets (Go) de fichiers et 1 000 Go de mails, notamment par le biais d’une opération coup de poing : le « Giga Déstockage ».

Pour embarquer les managers, engager 30 % des agents connectés dans cette opération et les inciter à agir en équipe, tout en évitant le ton culpabilisateur, la campagne de communication est déployée en deux phases :

• une phase de sensibilisation de plusieurs semaines : vidéos bonnes pratiques et bonnes résolutions, visioteasing avec des agents, un webinaire encadrant, un guide de la sobriété numérique et des supports de promotion du Giga Déstockage et de la sobriété numérique ;
• une phase de motivation : un pop-up et une page dédiés à la sobriété numérique et à l’opération sur l’intranet, un bandeau pour suivre les résultats, des vidéos défis et une vidéo du data center.

28 équipes et 450 agents (25 %) ont participé à l’opération Giga Déstockage du 21 mars au 8 avril et supprimé 1306 Go de fichiers et 380 Go de mails, soit l'équivalent d'une année de données produites. Au-delà des chiffres, l’opération a permis une meilleure compréhension des enjeux environnementaux par rapport aux data centers, et la mise en route de bonnes habitudes. Elle a aussi valorisé le rôle du service archives et favorisé la cohésion interne. « Bloquer un temps collectif en équipe fonctionne mieux que faire son déstockage seul », ajoute Caroline Troussier. Parmi les facteurs de succès de l’opération, la communicante relève l’implication du directeur général des services et des managers, le blocage d’un temps dans les agendas, et le déploiement d’un plan de com complet au ton décalé. « Nous envisageons de répéter environ une fois par an l’opération en embarquant encore plus les managers et en créant pourquoi pas un réseau d’ambassadeurs. »

Le service com interne de la ville de Mulhouse et de Mulhouse Alsace Agglomération, qui a inspiré Cholet, s’est lui-même inspiré d’une initiative d'une autre collectivité, de com externe cette fois-ci, pour réinventer (encore) le marronnier des vœux… Fin 2021, la reprise épidémique du Covid n’encourage pas au rassemblement des agents, et la collectivité s’oriente vers des vœux à distance, comme en 2020. « L’année précédente, nous avions prévu des choses. Pas cette année. Mais les agents étaient demandeurs car c’est une tradition chez nous d’organiser une action surprise et décalée », raconte Pauline Moussalli, responsable communication interne de la ville et de l'agglomération de Mulhouse. « Je me suis inspirée de l’initiative de Cergy trouvée sur Cap’Com qui, en 2018, a proposé aux habitants d’envoyer leurs vœux numériques à un autre Cergyssois qu’ils ne connaissent pas. »