L’évènement interne, toujours prisé mais difficile à réussir

En communication interne - en complément des outils classiques que sont les journaux internes et l’Intranet - existe une multitude d’évènements réunissant tout ou partie du personnel et propices à une réelle action de communication interne.

Nous venons de réaliser avec Cap’Com - durant les mois de février et mars 2018 - une étude sur ces évènements internes au sein des collectivités territoriales qui sera présentée lors des 11e Rencontres de la commnication interne. Sur cet échantillon de 132 collectivités (voir le détail dans l’encadré ci-dessous), 88% organisent une cérémonie des vœux pour le personnel, 91% une cérémonie de remise de médaille récompensant l’ancienneté de service, 71% un arbre de Noël pour les enfants des agents, 50% un événement célébrant les agents partant en retraite, 50% des visites de chantiers ou d’équipements de la collectivité et enfin, 68% organisent sur le temps médian du repas de midi des événements pour leurs agents : activités sportives, conférences thématiques, visites d’expositions, …

Tous ces temps de la vie des services et des ses acteurs constituent d’excellentes occasions pour communiquer en interne, relayer des informations, décloisonner, développer des valeurs communes, renforcer le sentiment d’appartenance et la fierté d’œuvrer pour le service aux publics et l’intérêt général.

Définir des objectifs précis. Par exemple, la cérémonie des vœux oscille souvent entre événement protocolaire géré par le cabinet et ludique, avec soirée dansante et animations diverses, sans objectifs définis et réfléchis. Alors que c’est une des rares occasions durant l’année de réunir l’ensemble du personnel, outre une éventuelle fonction cathartique c’est un moment privilégié pour la diffusion d’un message fort, le développement d’une thématique liée aux valeurs à partager, … il est indispensable de donner du sens à ce type d’événement.

Impliquer les employés dans l’organisation de l’événement. Plus d’un tiers des chargés de communication interne de l’étude ont répondu spontanément qu’un pilotage participatif, la consultation des agents en amont sur leurs attentes et besoins et l’implication de ces derniers dans le contenu étaient des gages de réussite d’un événement.

Un lieu et une heure convenant au plus grand nombre. Problématique récurrente à toute organisation d’un événement interne : trouver un lieu, une date et un horaire favorisant la participation des agents, ce qui est d’autant plus difficile pour des territoires vastes avec des agents éloignés les uns des autres et au regard de la diversité des métiers impliquant de nombreuses contraintes de service. Pour y remédier, 36% des collectivités de l’enquête dupliquent le même événement sur différents lieux de travail et seulement 21% organisent les déplacements des agents pour leur permettre de se rendre au lieu de l’événement. Quant au jour idéal , il ne semble pas y en avoir, sur l’échantillon de l’étude : les cérémonies des vœux ont été organisées pour 47% d’entre elles un vendredi mais tous les autres jours de la semaine ont été cités, le dimanche compris.

Respecter les fondamentaux de la communication : une communication le plus en amont possible de l’événement, utilisant le panel des médias internes, avec un message et une tonalité en cohérence avec la thématique de l’événement. Sans oublier l’évaluation : 8 collectivités sur 10 disent le faire, principalement pour évaluer la cérémonie des vœux et/ou l’accueil des nouveaux employés en utilisant pour les 2/3 un questionnaire ou tout simplement en comptabilisant le nombre de participants. Mais pour évaluer, encore faut-il avoir défini des objectifs en amont et il est plus difficile, mais pas impossible, d’évaluer des objectifs liés au relationnel, l’esprit d’équipe, la cohésion d’un service. Des objectifs inhérents à de nombreux événements internes.

La to-do-list de l’événement interne (selon le magazine Com’in)

1. Définir des objectifs précis, en accord avec les objectifs globaux de la collectivité.
2. Impliquer le personnel dans l’organisation de l’événement.
3. Encourager les agents à donner leur avis en amont en utilisant des outils en ligne.
4. Donner des responsabilités aux agents. Ex : recrutez-les comme animateurs ou intervenants.
5. Choisir la bonne durée et le bon timing.
6. Bien choisir le lieu et le thème de la rencontre en fonction de sa culture de la collectivité.
7. S’assurer que l’affichage, la signalisation, en respectant la charte graphique.
8. Créer le buzz autour de l’événement avec du teasing dans les supports internes et par des invitations personnelles.
9. Ne pas oublier de communiquer sur les réseaux sociaux !
10. Après l’événement, pensez à communiquer sur les principaux éléments de l’événement : comptes-rendus des interventions, visuels, etc.
11. Continuer à en parler au cours de réunions, des autres évènements, dans vos supports…
12. Mesurer la réussite de l’événement : analyser les résultats, l’impact sur les équipes, leurs feedbacks, etc.

() *132 collectivités ont répondu au questionnaire diffusé en février 2018, 48 communes, 44 départements, 30 EPCI et 10 autres collectivités ou structures publiques. 34 avaient moins de 1 000 salariés, 44 entre 1 000 et 3 000 et 54 plus de 3 000.

Tous les résultats de l’étude seront présentés durant les 11èmes Rencontres nationales de la communication interne les 26 et 27 mars 2018 à Paris.