Vœux : comment les communicants les préparent malgré la pandémie ?

La préparation de ces vœux 2020 ressemble un peu à un contre-la-montre, donc beaucoup de collectivités ont décidé quoi qu’il en soit de ne pas prendre le départ. Des annulations de festivités parfois décidées depuis plusieurs semaines pour se laisser le temps de prévoir autre chose. « Nous avons acté l’annulation de vœux mi-octobre et informé les agents le 2 novembre dernier  », explique par exemple Cédric Roué, directeur adjoint à la mission commission interne du département du Val-d’Oise. « Le déclencheur a été l’annulation du Salon de l’agriculture 2021 et le fait que, s’agissant des vœux de fin de mandat, il était inconcevable de se faire piéger par de nouvelles mesures sanitaires qui nous contraindraient d’annuler sans alternative à proposer. Nous planchons donc sur un format en full distanciel. »

Quelques collectivités sont encore dans les starting-blocks, comme le département de la Meuse : « Nous avions prévu d’organiser des vœux lors de quatre dates en janvier sur quatre sites du département avec le déplacement physique du président vers les agents. Cette décision avait été prise fin août ; depuis, les événements ont pris une autre tournure », explique Francesca Garnier, chargée de communication interne du département. « Nous espérons que d’ici au 1^er janvier les choses changent. Pour le moment, rien n’est acté chez nous, seules les salles sont réservées car tout dépend de la suite que nous réserve la pandémie. »
À Guyancourt aussi la ville se tient prête. Elle prépare une cérémonie adaptée aux contraintes sanitaires (en extérieur, jauge et buffet adapté) mais pare à toute éventualité. « Nous avons depuis le mois d’octobre mis en place trois plans, en fonction des conditions sanitaires », explique Anne-Caroline Poincaré, directrice de la communication de la ville. « Plan A : cérémonie normale. Plan B : cérémonie en extérieur sur un terrain qui va devenir un futur quartier de la ville à l’horizon 2030 avec l’arrivée d’une gare de métro du Grand Paris. Plan B’ : ledit terrain ne nous appartenant pas, on a aussi pensé à faire des vœux en extérieur sous la forme d’une déambulation avec un discours du maire réduit. Plan C : une vidéo pour les habitants. Le maire adressera ses vœux à la population et aux partenaires. Et si nous le pouvons, il présentera le projet du nouveau quartier à l’aide d’images réalisées par un drone. Nous en sommes à développer le plan B actuellement parce que nous avons eu l’autorisation d’accéder au terrain du futur quartier. On s’oriente donc vers des vœux sur une friche toute boueuse (dress code : polaire, bottes et parapluie !) avec un accueil en musique ambiance Stomp (les musiciens qui “tapent sur des poubelles”) et discours du maire assez rapide pour souhaiter la bonne année et expliquer comment sera développé ce quartier. Pas de buffet à proprement parler, mais des marrons chauds, maïs et guimauves grillés ainsi que du vin chaud/soupe/chocolat chaud ! Contrainte : 350 personnes maximum (terrain de 1 400 m² avec une distanciation physique de 4 m² par personne) au lieu des 700 à 800 personnes habituelles. C’est un moyen d’éviter un rassemblement à l’intérieur, mais évidemment avec le risque de se retrouver très peu nombreux en cas de mauvais temps, puisque tout se déroulera à l’extérieur. »

« Nous avons toujours organisé une cérémonie de vœux à Guyancourt, c'est un moment de lien fort avec les habitants que nous essayons de préserver, surtout après cette année », ajoute la dircom. « Il y a une réelle intention de l'exécutif de maintenir un événement et proposer quelque chose », abonde Mickaël Delaune, responsable de la communication de la ville de Loos. À l'instar de Guyancourt, beaucoup de collectivités cherchent comment ne pas passer complètement à côté de ce temps de convivialité des élus avec les habitants et avec les agents, le premier pour les équipes municipales et intercommunales élues en juin dernier, et le dernier du mandat dans les départements et régions. « Pour les agents, un courrier leur sera personnellement adressé au mois de décembre pour leur faire part de cette annulation et les informer que le président, accompagné de son vice-président référent, se rendra dans chaque service pour un temps de rencontre », explique Agnès Palacin-Maunas, chargée de communication de la communauté de communes du Haut-Béarn. « L'occasion de faire connaissance, car suite au changement de mandature, les nouveaux élus n'ont pas encore pris le temps de visiter chaque service, de remercier les équipes pour leur implication quotidienne et particulièrement cette année, et bien sûr de souhaiter la bonne année ! »

En attendant de meilleures conditions pour l’événementiel, les communicants s’appuient sur les supports imprimés et digitaux pour faire lien en cette fin d’année. « Le maire a souhaité utiliser l’ensemble du journal interne (huit pages) pour s’exprimer sous forme d’interview afin de remercier les agents pour leur engagement en ces temps difficiles et présenter les projets des prochains mois », explique Sandrine Hecht, chargée de mission communication interne de Villiers-sur-Marne. « Une carte de vœux (réalisée par la com externe) sera envoyée à l’ensemble de la population et la com externe prépare un film (discours du maire) qui sera diffusé sur Facebook et le site internet et via un lien sur l’intranet. »
À l’instar de Villiers-sur-Marne, plusieurs autres collectivités misent sur le duo carte de vœux (imprimée ou numérique) et vidéo. Des classiques que les communicants tentent chaque année de revisiter. « Pour la carte de vœux nous partons sur le projet de la Poste IDTIMBRE, une carte avec des timbres personnalisés. Cela nous permet de mettre en avant nos atouts paysagers et nos équipements emblématiques et ça permet une communication “en cascade” lorsque les timbres seront utilisés par les personnes ayant reçu la carte », explique Julie Hodeau, chargée de mission et de communication de la ville de Combloux. « Nous réfléchissons à une formule de cadeau pour remercier les agents pour cette année particulière, différente des entrées habituellement offertes dans les structures culturelles et de loisir du territoire (puisqu’on ne maîtrise pas leurs dates d’ouverture) », explique Pauline Moussalli, responsable de la communication interne de Mulhouse Ville et Agglo.

Certains se saisissent de ce support traditionnel pour réinjecter un peu d’action locale au milieu des prises de parole sanitaires. « À Mourenx, l’accroche “Prêts pour un nouveau départ !” fera référence aux projets symboliques annoncés en 2021 dans un contexte de fin du renouvellement urbain et au départ du Tour de France en juillet 2021 », précise Baptiste Lansalot, du service communication. À la Communauté d'agglomération du bassin de Bourg-en-Bresse (CA3B), « la carte de vœux, commandée à une illustratrice, se compose d’un dessin tout en poésie et en douceur pour montrer l'envers du décor des bâtiments du conservatoire en construction », explique Séverine Fèvre, chargée de communication. Sa collectivité prévoit aussi la conception d’une vidéo faisant le lien entre 2020 et 2021 avec le président, montrant comment la CA3B a mobilisé ses agents pour être aux côtés des habitants pendant le confinement et comment les grands projets se sont poursuivis (construction d'un conservatoire notamment).

Plusieurs de ses confrères préparent également des vidéos dans lesquelles les élus prennent la parole : interview du maire en plateau sur la base d'un micro-trottoir d'habitants à Loos, vidéo séquencée pour chaque élu et enregistrée sur plusieurs lieux de la ville à Mourenx. Même principe à Combloux sur le mode « Une vidéo – un jour – un élu » pour raconter l’histoire pendant une semaine : « Nous allons réaliser sept ou huit vidéos d’1 à 2 minutes, chacune mettant en scène individuellement monsieur le maire, ses adjoints puis quelques conseillers municipaux dans un lieu du village pour évoquer l’année écoulée et les projets à venir. Le lieu est choisi en lien avec son portefeuille de mission. Puis une dernière vidéo avec l’ensemble du conseil pour souhaiter la bonne année », explique Julie Hodeau.

En interne, la vidéo vient pallier l’annulation des festivités en présentiel. « Habituellement, le maire, le président et le DGS prennent la parole après un petit film qui change chaque année, puis le gros de la cérémonie est le spectacle que prépare un groupe d’agents pendant quelques mois », raconte Pauline Moussalli. « À ce jour, nous avons transformé le spectacle en une quinzaine de vidéos faites par les agents que nous sommes en train de tourner et qui seront diffusées pendant une dizaine de jours courant janvier – sur intranet/YouTube mais aussi dans les salles de pause des services techniques. » « À Rouen, les vœux du maire au personnel seront dématérialisés et organisés en deux temps cette année », explique Isabelle Contremoulin, responsable de la communication interne de la ville. « Un premier temps d'échange le 18 décembre via une cérémonie sur Zoom avec une présentation de la situation locale et un jeu de questions-réponses en direct. Un second temps début janvier avec une vidéo “faite maison” présentant les discours du maire et de la DGS. » « À la place de la cérémonie, nous réalisons en interne une vidéo de bonne année du président adressée aux agents avec des plans d'illustration photos et vidéos de nos différents domaines d'intervention pour illustrer ses propos », complète Valia Sauvant, cheffe de service communication interne du département du Puy-de-Dôme.

Dans son département, comme dans certaines autres collectivités, les ressources prévues pour la cérémonie sont réutilisées pour marquer quand même ce passage à la nouvelle année en privilégiant le local et le durable. « Nous réinvestissons une partie du budget pour faire un cadeau à tous les agents (une gourde en alu), symbole du projet de transition écologique dans lequel notre collectivité s'est engagée dès 2019 et pour les années à venir. Avec un visuel drôle et positif (nos mascottes de la com interne qui souhaitent le message “Have a gourde day” aux agents) », précise Valia Sauvant. « Les invités (institutions, partenaires, conseillers départementaux…) se verront offrir une boîte de chocolats réalisés par notre équipe de chefs de cuisines de collèges qui confectionnent habituellement le cocktail de la cérémonie (c'est une tradition chez nous depuis dix ans). Tous les agents se verront également offrir le livre de recettes en version numérique (une édition papier limitée sera également disponible) des 53 chefs de cuisines de collèges du département en cours de réalisation. »

La gourde réutilisable fera aussi partie des goodies offerts aux agents dans le Haut-Béarn. « Nous avons cherché quelque chose d'utile, d'esthétique et de durable ; nous avons opté pour une bouteille isotherme en inox personnalisée », indique Agnès Palacin-Maunas. À Neuilly-sur-Seine, le Noël des enfants du personnel (spectacle puis animations et goûter) est remplacé par une carte-cadeau de 35 euros pour chaque enfant de 14 ans et moins, qui sera distribuée dans une jolie carte « Joyeuses fêtes » avec un mot du maire, rapporte Élodie Mas, chargée de communication interne.

Plusieurs collectivités profitent également des vœux pour soutenir les acteurs locaux . « Les cadeaux offerts au personnel seront achetés auprès d’un commerce local et accompagnés d’un mot du maire », indique Séverine Ferraro, chargée de communication de Neuville-sur-Saône. Même démarche orientée local chez sa collègue Séverine Fèvre, chargée de communication à la Communauté d'agglomération du bassin de Bourg-en-Bresse (CA3B) : « Les montants habituellement consacrés à la cérémonie des vœux sont redéployés pour des actions solidaires. Des actions qui donneraient de l'activité aux commerçants, artisans touchés par la crise et en direction des plus vulnérables (foyers modestes, personnes âgées). Nous avions imaginé par exemple faire venir des chefs dans les Ehpad et maisons de retraite qui cuisineraient sur place, et une animation culturelle proposée dans la cour de l'établissement mais visible de l'intérieur par les résidents (un format court qui pourrait se répéter sur chacun des pans du bâtiment), une animation choisie suivant un appel à projets auprès des compagnies du territoire. Nous travaillons ces actions avec la ville de Bourg-en-Bresse qui en déclinerait d'autres suivant ses compétences. La situation sanitaire va nous obliger à revoir le format des actions. Nous optons pour un panier gourmand distribué aux personnes âgées vivant dans les Ehpad, résidences autonomie, petites unités de vie, etc. Avec de petites douceurs à partager avec leurs visiteurs, commandées aux producteurs locaux. »

Adaptabilité, inventivité et patience accompagnent ces vœux 2021 reportés, transformés ou réinventés mais plus que jamais souhaités. « On essaie de marquer le coup quand même en espérant que 2021 sera vraiment, cette fois, une bonne année. »