Nouveau Forum 2024

Contexte

1700 agents départementaux s’apprêtent à déménager vers un nouveau bâtiment. Évolution des espaces de travail en « territoires de services », flexibilité des usages au travail, nouveaux équipements informatiques, nouveaux choix de mobilités, postures managériales… Beaucoup de questions se posent et, avec elles, leurs lots d’incertitudes, de craintes, d’idées reçues et de bruits de couloir. Le chantier a débuté en octobre 2020, la remise des clés du bâtiment a eu lieu le 8 décembre 2023, les déménagements se sont déroulés sur la période de janvier à février 2024. Pour accompagner cette (r)évolution, le service communication interne a déployé un plan de communication hors norme

Objectifs

1. Informer et sensibiliser : assurer une communication claire et régulière sur le projet de déménagement/emménagement et ce qu’il implique.
2. Accompagner les changements, rassurer : anticiper les préoccupations des agents liées aux changements, déconstruire les idées reçues et les représentations, faciliter l’adoption des nouveaux modes de travail et les nouvelles pratiques professionnelles (déplacements domicile-travail et professionnels, usages collaboratifs, territoires de travail et espaces partagés…)
3. Favoriser la création d’une culture commune : renforcer le sentiment d’appartenance, la cohésion et l’engagement des agents dans leur nouvel environnement de travail

Objectifs opérationnels de communication

Informer et sensibiliser :

• Créer les conditions d’une information continue et directement accessible pour l’ensemble des agents
• Mettre à jour régulièrement l’information sur l’avancement du projet et ses différentes étapes
• Décrire et décrypter tous les changements et nouveautés induites par le projet

Accompagner les changements, rassurer :

• Faire preuve de pédagogie et donner à voir sur l’accompagnement « 365 » autour de l’agent pour répondre aux questions et inquiétudes (flex office, nouvelles pratiques de travail, nouveaux modes de déplacements…)
• Utiliser un ton décalé pour déconstruire les idées reçues et les représentations, et « dire tout haut ce que beaucoup pensent tout bas »
• Faciliter l'expérimentation des nouvelles méthodes de travail et du nouvel environnement.

Favoriser la création d’une culture commune :

• Réussir l’accueil et l’intégration dans le Nouveau Forum
• Proposer une identité au nouvel espace afin de créer les conditions d’appropriation et de « complicité » du lieu avec la communauté des agents (création d’un logo, d’une mascotte, objets et repères visuels…)
• Promouvoir la convivialité au sein du nouveau site

Cibles

• Cœur de cible : les 1700 agents, et leurs managers, concernés par l’emménagement au Nouveau Forum.
• Cible principale : l’ensemble des agents départementaux
• Cible secondaire : professionnels sur Linkedin
• Cible tertiaire : les coordonnateurs Nouveau Forum : agents volontaires accompagnant les agents de leur direction dans ce déménagement.

Concept

Déménagement de 1700 agents des services centraux départementaux, nouvelles pratiques de travail et de mobilités… Accompagnement au changement et communication hors norme pour le « Nouveau Forum ».

Réalisation

Etape 1 : Informer et présenter le projet

• Création d’une rubrique intranet dédiée Nouveau Forum
• 170 actualités intranet publiées au total
• 9 newsletters « Nouveau Forum - Le Récap’ » : un condensé de l’information des deux mois précédents. De mars 2023 à février 2024. Dont 1 numéro spécial.
• 10 interviews-portrait de compagnons de chantier donnant à voir aux agents la pluralité de métiers œuvrant à leur nouveau bâtiment, de la conductrice de travaux au grutier.
• Une Foire aux Questions (FAQ) comprenant 84 Q-R au total, alimentée régulièrement pour répondre aux questions des agents. Chaque mois des nouvelles questions étaient diffusées dans l’intranet.
• Actualités intranet sur le Petit Forum, les visites de site, l’équipe projet, les coordonnateurs Nouveau Forum…
• 50 interviews d'agents faisant partie du groupe-projet Nouveau Forum (leur rôle dans le projet) - sous forme d’une série intitulée « Le calendrier de l’Avant Forum »

ÉTAPE 2 : Accompagner les changements à venir

• Une Web-série « Finalement, c’était tout… sauf ça ! » : une web-série en 5 épisodes, créée et réalisée par le service communication interne pour déconstruire, avec humour, les idées reçues et les représentations.

  • Teaser
  • Episodes 1 et 2 : Le territoire de service
  • Episode 3 : Martin au « Petit Forum » (épisode de transition)
  • Episode 4 et 5 : Le virage de la mobilité décarbonée
  • Un marque-page, déposé aux accueils des sites centraux lillois, pour « teaser » la web-série

• Visites de site en « live » (organisées par l’équipe projet) ou « virtuelle » (vidéo immersive com’ interne)

• 2 émissions live du Directeur Général des Services à destination de tous les futurs agents du Nouveau Forum, en présence de grands invités, experts du sujet. Présentations, et réponses aux questions posées en live via Microsoft Teams. Réalisation interne (Dircom / Com interne)
• « Les Midis du Nouveau Forum » : des RDV prévus sur le temps de la pause méridienne, en présentiel ou distantiel, en présence d’un expert, pour comprendre/décrypter une nouveauté ou un nouvel usage (nouveamatériel informatique, nouveau mobilier, téléphonie...)
• 8 fiches « Tout savoir sur… » : des fiches pédagogiques pour comprendre pour comprendre/décrypter une nouveauté (nouveau matériel informatique, nouveau mobilier...)
• Interviews sur la perception des agents en période de test au « Petit Forum » (espace d’expérimentation des nouveaux espaces de travail).

Étape 3 : Accompagner le déménagement

• Un guide du tri : pour donner les clés du tri à échelle individuelle et collective.
• Un guide du déménagement qui annonce le calendrier des déménagements, détermine les rôles de chacun et annonce la méthodologie à suivre pour un déménagement serein.
• « Le Nouveau Forum fait son forum » (avant emménagements) : 1 mois avant les premiers emménagements, des stands de l’équipe projet présents dans les bâtiments en partance pour répondre aux questions des agents.
• Une opération « gratiferia » : don et troc de fournitures en amont des déménagements, pendant la semaine Administration durable
• Création d’une adresse mail générique nouveauforum@lenord.fr

Étape 4 : Accompagner l’emménagement, faciliter l’appropriation et vivre au Nouveau Forum

Un guide d’arrivée au Nouveau Forum : 20 pages de présentation des espaces de travail, de vie au travail et de convivialité, des plans d’étage, des services aux agents, des conseils pour une mobilité décarbonée… Un condensé d’informations pour se familiariser avec le Nouveau Forum !

• Un kit d’accueil comprenant :

  • Un totebag (4 visuels différents)
  • Un porte-badge transparent
  • Un tour de cou
  • Un ecocup (4 visuels différents)
  • Un stylo 4 couleurs
  • Un multi-hub

• Et également : confection de badges pour l’équipe d’accueil et pour l’équipe informatique réalisant des maraudes quotidiennes pour répondre aux éventuelles questions des agents

• Un message du président du Département du Nord et du Directeur Général des Services sous forme de carte postale (4 visuels différents) distribué dans chaque casier personnel en amont des déménagements

  • Des chevalets d’appropriation des espaces et des usages pour l’arrivée des agents
  • Une identité graphique « Nouveau Forum » et une déclinaison « mascotte » qui apparaissent et interagissent sur l’ensemble des éléments de communication (print et web).
  • Journée événement « Le Nouveau Forum fait son auberge espagnole » : le 16 avril, pour fêter la fin des emménagements. Organisation d’une auberge espagnole dans les étages du bâtiment.
  • Un plan de communication
  • Une invitation dédiée aux agents
  • 18 boîtes à questions réalisées en mode réemploi (emballage carton des souris ergonomiques distribuées aux agents) pour animation : « Connaissez-vous (vraiment) vos collègues ? ».
  • Un template pour photobooth
  • Des fanions aux couleurs du Département du Nord installés dans les kitchenettes et couloirs de chaque étage

• Informations et signalétique usages et règles de vie commune : Affichettes vie quotidienne au Nouveau Forum : zone silencieuse, réunion en cours ne pas déranger, tri sélectif, notamment.

• Signalétique : Des kakémonos de présentation du Nouveau Forum ou des services et des panneaux bâtimentaires (garage, plans, signalétique événementielle…)
• Une vidéo « feel good » : Retour sur l’aventure Nouveau Forum récapitulative de toute la vie du projet avec des images des travaux, du groupe projet en action, des visites, des emménagements, des réactions d’agents, etc…
• « Le Nouveau Forum ouvre ses portes aux familles » : le 25 juin, dans le cadre de notre semaine de convivialité, une porte ouverte a été organisée pour que les agents puissent faire découvrir leur nouveau lieu de vie professionnel à leur famille.
• Prise de photographies des plus de 30 directions dans le hall du Nouveau Forum pour marquer l’année des emménagements au Nouveau Forum
  • Une photo « officielle » : elles seront affichées dans le bâtiment
  • Une photo plus libre, pour créer un souvenir mémorable : uniquement dédié à l’usage interne des directions

Moyens

Budget global : 37 323 € HT

Répartition du budget par opération :
Un budget prioritairement investi dans le kit d’accueil des agents emménageant au Nouveau Forum :

• Accueil des Nouveaux agents : 2000 totebag (11 600 € HT), 2000 Couverts BINI (14 200 € HT), 2000 Ecocups (1 640 € HT), 2000 stylos (3 940 € HT), 2000 porte-badges (880€ HT). Mise sous sac par un ESAT (510 € HT)
• Signalétique interne : 5 kakémonos (COS, OS, santé au travail, documentation, présentation Nouveau Forum) : 437€ HT
• Auberge espagnole : confiseries du Nord = 92,26€ HT - fanions = 432€ HT
• Portes ouvertes aux familles : buffet : 350€ environ
• Panneaux de signalétique du parking mobilité : 3243€ HT au total

Et beaucoup de livrables réalisés 100% « en régie », par exemple :

• La web-série « Finalement, c’était tout… sauf ça ! »
• Les émissions live du Directeur Général des Services
• Notre newsletter réalisée directement sur la messagerie Outlook
• Les affichages et signalétiques de vie quotidienne du bâtiment. Exemples : plans des étages, affiches de « bien vivre ensemble » (espaces occupés, silence, tri sélectif…), affichage événementiel, chevalets d’appropriation des espaces…
• Les « boîtes à questions » utilisées pendant notre auberge espagnole pour créer une animation pour les agents
• Guides du tri, de déménagement et d’accueil : création graphique, contenus, impression, diffusion…

Ressources humaines du projet :

• Service communication interne de la Direction de Générale des Services : 1 responsable de service, 4 chargées de communication dont 1 chargée de communication à temps plein sur la dernière ligne droite du projet, 1 stagiaire communication dédié à temps plein sur le sujet, 1 vidéaste/monteur, 1 graphiste, 1 webmaster.
• Direction de la communication : Service audiovisuel, 1 chargée des réseaux sociaux.
• Mais aussi : la Direction de projet Nouveau Forum (2), l’équipe projet Nouveau Forum (150 agents environ), la Direction Développement managérial (5 agents), la Direction de projet Administration durable (3 personnes), les agents départementaux volontaires sur la web-série (15 agents environ), la Direction des Moyens Généraux (5 agents).

Moyens techniques : équipement audiovisuel et événementiel de la Direction de la communication.

Etape 1

Etape 2

Etape 3

Etape 4

Eléments quantitatifs :

• Web-série « Finalement » : + de 1000 vues en moyenne pour chaque épisode
• Portes-ouvertes du Nouveau Forum aux familles : 317 visiteurs.
• Forum des services et auberge espagnole : 77% des agents satisfaits

Eléments qualitatifs :

• Web-série « Finalement » : travail reconnu par les pairs (internes/externes), retour très positifs des collègues qui pointent l’audace et l’originalité de cette proposition, demandes de participation au brainstorming et au tournage, montée en compétence des agents de la communication interne sur ce type de format (écriture de scénario d’un web-série, acting…). Sollicitation de la CCI Grand Lille pour diffuser l’épisode sur les mobilités lors de la cérémonie du Challenge Mobilités. L’épisode a rencontré un beau succès. Demande de diffusion similaire de la Métropole de Lille.
• Kit d’accueil durable et français : très bons retours (notamment sur le kit de couverts, le dock de branchements, le tour de cou et le porte badge).
• Métropole de Lille, Région Hauts-de-France, Départements des Bouches-du-Rhône et du Pas-de-Calais : grand intérêt pour le projet de communication et son organisation.

Perspectives : communication sur les usages et la vie du bâtiment, mise en place de moments de convivialité pour renforcer une culture interne, et accompagner les nouvelles pratiques professionnelles.