Comment organiser l'accueil et repenser son guide pour les nouveaux agents ?
Aux Rencontres de la communication interne, le 8 septembre 2020, Cécile Staroz, chargée de communication au département du Finistère, a partagé son expérience autour de la refonte du livret et de la journée d’accueil de son département. Elle revient sur les échanges, et sur les solutions évoquées par les communicants publics.
Repenser son livret d’accueil
Le livret d’accueil du département du Finistère a été entièrement repensé début 2020. L’objectif : remplacer l’ancien livret copieux (90 pages) et uniquement orienté ressources humaines.
Pour cette nouvelle formule, le format print est conservé. Malgré un accès possible à l'intranet pour tou.te.s les agent.e.s, certain.e.s d’entre eux/elles ne peuvent accéder à un poste facilement tous les jours (routes, collèges) ; et c’est parfois plus pratique d’avoir un livret avec les bases sur son bureau. Mais il joue à fond la complémentarité print et web en liant chaque thématique à la page intranet correspondante.
Le livret garde le format A5 du précédent. Un petit format à la manipulation plus simple et qui permet de le différencier des autres supports internes. Mais il a été réduit à 32 pages, et est devenu un mixte entre présentation globale de la collectivité (missions, élu.e.s, agent.e.s, budget…) et informations concrètes RH.
Pour la mise à jour de ce livret complet – certains communicants préférant un format « classeur » à feuilles volantes pour n’en remplacer que certaines –, nous disposons d'une infographiste dédiée qui n'a finalement que peu de pages à mettre à jour en dehors des informations globales sur l’institution.
À noter que ce support utilise l’écriture inclusive. Une contrainte, me demandent mes collègues ? Oui et non. Validée chez nous par notre présidente qui l’utilise dans ses éditos et ses discours, nous avons appris à travailler en amont pour qu’elle ne se résume pas à des points médians à la fin des mots. Nous travaillons la tournure des phrases et sur les mots épicènes. Mais ce n’est pas encore fluide et comme nous intégrons aussi le FALC (Facile à lire et à comprendre) et la langue bretonne dans nos plaquettes (surtout externes), le télescopage est parfois cocasse (dédicace à la collègue qui est venue me parler du basque et du béarnais en fin de séance).
Ce livret a été distribué et présenté pour la première fois début février 2020 lors de la journée des nouveaux arrivants, il a été plébiscité par les agent.e.s, les collègues de la RH et les élu.e.s. Disponible sur l'intranet, il a fait l’objet d’une communication en interne pour le présenter à l’ensemble des directions et services.
Le plus : une page spéciale pour présenter le service communication interne.
La journée d’accueil, un indispensable
Au-delà de la rénovation du livret d’accueil, c’est toute une problématique autour de l’accueil lui-même, et de sa gestion par la communication interne et les ressources humaines, qui a émergé dans les échanges.
De nombreux collègues ont rappelé que le premier accueil, indispensable, est celui de l’encadrant.e direct.e qui accueille son agent.e dans son service et l’installe à son poste. Cet accueil fait souvent l’objet d’un « kit » prévu par la RH et la DSI (adresse mail, identifiant, informations RH concrètes, cantine, etc.). Chaque manager doit d’abord être conscient.e de l’enjeu de cet accueil et c’est le rôle de la DRH de l’y sensibiliser et de l’y aider.
Cet accueil se double dans la plupart des collectivités de journées d’accueil plus institutionnelles mêlant ressources humaines, communication interne et élu.e.s, tous les deux ou trois mois environ sous des formats différents (demi-journée, journée, trois jours, la plus complète pour Strasbourg).
Ces journées essentielles, souvent organisées par la communication interne, permettent de présenter la collectivité plus globalement, de rappeler les missions du service public, de présenter le territoire, les projets et les spécificités de la « maison » dans laquelle on entre.
Souvent difficiles à organiser – président.e indisponible, timing très serré, informations très complexes à traiter brièvement (la RGPD pour les nuls…) –, elles demanderaient à être allégées, ou dynamisées dans des formats différents. Ce que proposent par exemple le département de la Seine-Maritime autour d’un débriefing du rapport d’étonnement des nouveaux collègues avec le président une fois par an, ou un maire du Sud-Ouest qui accueille les nouveaux sous un format « discussion à bâtons rompus ».
Comment préserver l’accueil en période de crise ?
Ces difficultés se sont accrues ces derniers mois. Avec la crise sanitaire, les accueils se raréfient (seulement deux sur quatre cette année au département du Finistère, avec un « trou » de six mois) ou disparaissent sous la contrainte de consignes sanitaires trop lourdes, et de lieux inadaptés à la distanciation nécessaire. Alors comment réinventer ces journées d’accueil et malgré tout proposer aux nouveaux collègues un accueil collectif au sein de sa collectivité ? Visioconférence ? Petits groupes de 10 sur plusieurs sessions ? Accueils thématiques ? Une question qui animera encore quelque temps les échanges des communicants internes – notamment sur la liste de discussion dédiée – au gré des adaptations locales et nationales.