À la com de Grande-Synthe, une organisation en mutation

« Aujourd’hui, dans le service, tout le monde est autonome et multitâche, mais vu des services extérieurs, on ne sait plus qui fait quoi. Depuis septembre, on travaille donc sur une réflexion en pôles : éditorial (magazines, rédaction, réseaux sociaux) et événementiel/projets (gros chantiers, image de la ville, marketing…). L’objectif, c’est de définir des méthodes de travail plus claires. Pour cela, il faut revoir les fiches de poste, les tâches de chacun. On fera une proposition en fin d’année au comité social territorial (CST) pour une mise en place à partir du 1^er janvier 2025.

Nous faisons appel de manière régulière à deux pigistes photos car notre photographe, qui travaille à 80 %, doit gérer aussi la communication interne (voir encadré). Nous recourons aussi à des graphistes externes mais de manière ponctuelle, environ une fois par an, pour la réalisation de missions très chronophages ou nécessitant des compétences spécifiques.

Grande-Synthe a par ailleurs été la première collectivité à avoir généralisé la semaine en quatre jours. À la com, nous sommes cinq, sur 16 agents, à avoir adopté ce nouveau rythme, ce qui a également nécessité d’adapter nos méthodes de travail en fonction de la présence des agents. »

« Nous participons aux réunions sur les grands projets, à notre demande car avant la com était sollicitée au dernier moment. On a essayé de changer les choses : on souhaite être là en amont, à la fois pour conseiller et pour avoir la connaissance des projets. J’assiste, une fois sur trois car c’est très chronophage, aux réunions hebdomadaires du directeur général des services (DGS) avec les directeurs généraux adjoints (DGA).

Les visuels et les plans de communication sont validés en dernier lieu par le maire (qui signe aussi les bons de commande) ; auparavant on les soumet pour avis au DGS et au directeur de cabinet (dircab). Le magazine de la ville est également validé par le maire, et le dircab le suit de très près. Pour le magazine interne, le maire délègue sa validation au DGS.
Les commandes des services arrivent de manière désordonnée : chez moi, chez mon adjointe, à mon secrétariat. On vient justement de rédiger une petite note avec le DGS pour indiquer aux services qu’ils doivent transmettre toutes leurs demandes au directeur de la com. On a un point hebdomadaire avec le dircab et mon adjointe afin d’aborder tous les sujets : c’est à ce moment que l’on peut trancher et prioriser les demandes des services. »

« C’est notre rôle de déterminer les objectifs de communication. Même si on passe souvent pour des méchants, on essaie d’expliquer. Après, les échanges sont souvent constructifs et le service comprend qu’on n'a pas le même métier. Le principe, c’est qu’à partir des informations fournies, on réécrit tout à 95 % et on soumet ce document de travail au service. À partir du moment où ce contenu est validé, on précise qu’il n’y a pas d’ajout possible, c’est l’impératif que l’on donne. Aucun outil de communication n’est produit dans les services à l’exception des programmes des structures culturelles ou des maisons de quartier. Les petits dépliants distribués lors des spectacles sont réalisés, sur la base d’un modèle, par un médiateur culturel. Et j’en valide le contenu comme tout ce qui est imprimé en interne.

Quand une structure veut créer un nouveau compte sur un réseau social, on en discute pour voir ce qui est le plus adapté et on soumet la décision au cabinet. Chez nous, tout est géré par la solution Agorapulse. Les sept ou huit structures qui ont au moins un réseau social passent par ce logiciel pour rédiger leurs posts. Le community manager qui gère les comptes de la ville a une visibilité sur ces autres comptes. Dans chaque structure, il y a des référents réseaux sociaux, et des suppléants, qui sont là en tant qu’appuis. »

« Depuis un peu plus de deux ans, nous utilisons, à l’échelle du service, la solution logicielle Asana. Elle permet de gérer l’ensemble des plans de communication et des actions. C’est très bien pour le côté management. Avec cet outil, les agents sont au courant de l’ensemble des dossiers, ils sont capables de répondre aux questions même lorsque cela ne concerne pas leurs projets. En plus, les fiches projets sont liées à un diagramme de Gantt automatisé : le graphique généré permet de visualiser l’avancée des projets, d’anticiper les pics et les creux d’activité. C’est intuitif, direct, c’est un gain de temps important, je n’ai plus envie de remplir des tableaux Excel. Grâce à Asana, on a abandonné le papier, les bonnes vieilles pochettes affectées à chaque projet.

En revanche, ce n’est pas bien perçu par tous les agents, notamment ceux réfractaires aux outils informatiques, qui redoutent une perte du lien social. Si certains ne peuvent plus s’en passer d'autres ont pris ça comme un outil de contrôle. En résumé, cela fonctionne très bien mais il y a encore pas mal de pédagogie à faire. »

« L’IA, je l’ai utilisée une fois à titre personnel pour tester quelque chose de concret : j’ai extrait des données d’un pdf issues d’un tableur fourni par un service. J’ai ensuite transmis ce document brut à mes collègues pour qu’ils puissent le réécrire de façon communicante. Au sein de la com, nous allons organiser prochainement une réunion pour parler de l’IA, en discuter, échanger, en amont du Forum Cap'Com, mais sans rien imposer. J’aimerais voir sur quel type de tâches on peut gagner du temps sans perdre la foi dans notre travail. On va tester une série d’outils, les appliquer ou pas. »

Photo principale (de gauche à droite et de bas en haut) : Didier DOCHY, graphiste ; Estelle JOLIVET, Rédactrice en cheffe du magazine ; Sylviane BEKAERT, secrétaire/comptable ; Pascal BERTHE, chargé de communication / Relations presse ; Mélanie NIEMIERZ, photographe et chargée de communication interne ; Amandine FOURNIER, Alternante chargée de communication / graphiste ; Isabelle BERTEIN, Secrétaire/comptable; David LAIDET, Directeur de la Communication ; Pierre CUDEVILLE, afficheur/Coursier, Yahia LAHMINI, Community Manager, Stéphane SFERDJELLI, Reprographe.