« Monsieur E-mail » pousse les agents mulhousiens à mieux gérer leur messagerie
Envahissants, les messages dans vos boîtes mail ? Pas moins que l'exaspérant « Monsieur E-mail », le personnage central de la campagne de communication interne de Mulhouse Ville et Agglo. Il donne corps à ces messages qui nous poursuivent au bureau, en salle de réunion et même à la maison, pour inciter les agents à mieux gérer leur messagerie.
Vous ne verrez plus jamais vos e-mails comme avant
Dans sa combi intégrale bleue, il « harcèle » un agent plongé dans ses dossiers, inonde le bureau d’une autre agente d’avions en papier, glisse sur une table de réunion avant de faire un dab derrière les participants. Dans une vidéo de 4’50, ce « Monsieur E-mail » incarne ces courriels dont la mauvaise gestion peut générer du stress. Il illustre sur un ton humoristique et décalé les mauvaises puis les bonnes pratiques à adopter dans différentes situations de gestion de sa messagerie. « Vous ne verrez plus jamais vos e-mails comme avant », peut-on lire en introduction des déambulations du personnage. Et c’est bien là l’objectif de ce film : attirer l’attention des agents sur la question de la gestion de leurs e-mails et les inciter à utiliser les nombreux outils à leur disposition.
Donner de l’impact à un projet participatif au long cours
L’enjeu principal de la campagne « Adoptez l'email attitude » : mieux faire connaître le panel d’outils développés dans la collectivité pour aider les agents à utiliser de manière plus efficace leur messagerie. Un travail au long cours qui s’appuie sur la mise à jour en septembre 2017 de la charte « E-mail attitude » regroupant des conseils pour une gestion apaisée de ces messages par un groupe de travail transversal, puis sa déclinaison en « Rendez-vous astucieux d’Outlook ». « Lors de ces rendez-vous, des tutoriels vidéo étaient diffusés visant à améliorer la connaissance d’Outlook et de ses fonctionnalités sur la plateforme pédagogique en ligne Moodle, accompagnés de forums de discussion », explique Pauline Moussalli, responsable de la communication interne de la ville de Mulhouse et de Mulhouse Alsace Agglomération. Une fois l’ensemble des tutoriels mis en ligne – 34 diffusés entre début novembre 2017 et juin 2019, au rythme de deux par mois hors période estivale –, « il s’agissait de faire vivre autrement ces conseils, et de toucher plus massivement les agents ».
Des résultats très positifs pour une campagne entièrement conçue en interne
Objectif atteint : « Diffusée sur l’intranet, par e-mail avec un message de sensibilisation puis lors des vœux au personnel 2020, la vidéo a largement touché son public. » Une campagne d’affichage montrant le personnage de Monsieur E-mail dans quatre situations aperçues dans la vidéo a suivi sa diffusion. Des visuels placardés sur les murs de nombreux bureaux et couloirs des services. « Certains choisissant d’afficher certains messages plutôt que d’autres, d’autres services affichant la collection complète. »
Des résultats très positifs pour une campagne entièrement conçue en interne par le service communication et des agents à la réalisation comme au casting. « L’adhésion à la campagne a été amplifiée par le mystère : qui est ce collègue qui se cache derrière Monsieur E-mail ? Certains ne le savent toujours pas », explique Pauline Moussalli. « Le capital sympathie du personnage a permis de le faire intervenir en ouverture de la conférence des cadres en décembre 2019 pour rappeler la consigne de déconnexion. »
Avec l'augmentation des e-mails en télétravail, Monsieur E-mail a encore de beaux jours devant lui
Fraîchement récompensé de son prix Cap’Com 2020 dans la catégorie Communication interne, Monsieur E-mail n’a pas tardé à reprendre du service dans une nouvelle vidéo où il manque de se faire voler la vedette. Une parodie des pubs Cetelem diffusée en ce début 2021 pour sensibiliser les agents à la déconnexion à la maison. « Avec la recrudescence des e-mails liés au confinement et au télétravail, Monsieur E-mail a de beaux jours devant lui », conclut Pauline Moussalli.
