À la com de Villeurbanne, une fonction stratégique mieux exploitée

« L’organisation actuelle du service est récente, elle a deux ans. Nous l’avons mise en place progressivement à la faveur de quelques départs. Nous sommes organisés par métiers, au sein de pôles fondés sur une expertise. Cela permet aux services et aux élus d’avoir des interlocuteurs connus, avec lesquels il y a une habitude de travail, donc une connaissance des thématiques, une meilleure capacité à en discuter. Et ça fonctionne vraiment bien. Avant, il n’y avait qu’une chargée de com. Les journalistes du magazine géraient aussi quelques dossiers. Désormais, chaque chargé de communication a entre 10 et 15 thématiques en portefeuille ; ils prennent en charge la communication externe et interne des projets qu’ils suivent.
On fait appel à des prestataires pour tout ce qui est métier technique, impression, distribution, et aussi en soutien à notre studio graphique, surtout pour de l’exécution. On a un marché de vidéos pour les productions complexes, l’aftermovie… Mais on fait aussi beaucoup de vidéos en interne. Quelques pigistes accompagnent la rédaction du magazine. »

« Quand on s’est réorganisés, on s’est vite rendu compte qu’on n’allait pas pouvoir tout faire. Face à cette surcharge de travail, on s’est dit qu’on ne pouvait pas continuer comme ça. On voulait positionner la communication comme une fonction stratégique, ce qui impliquait qu’on ne prenne pas les commandes telles quelles mais que l’on dise plutôt : “Attendez, posons-nous, voyons ce qu’il y a derrière, on va vous dire de quoi vous avez réellement besoin.” Et en fait, on n’est pas calibrés pour le faire pour tout et tout le temps.

On a donc travaillé collectivement afin de définir une liste de critères qui nous permettent de choisir notre niveau d’accompagnement. Il y a cinq possibilités :

1. On ne fait rien (ça peut arriver).
2. On donne aux services des outils (Canva), des gabarits qui leur permettent de faire par eux-mêmes.
3. On est sur des actions uniquement de médiatisation, via nos propres supports ou via les médias et les relations presse.
4. On accompagne, mais a minima : on est sur la reproduction de ce qui a déjà fonctionné et qu’on fait évoluer à la marge ou pour de l’événementiel qui revient tous les ans.
5. On déploie tout l’arsenal avec accompagnement stratégique et une campagne dédiée.

En conséquence, il n’y a pas forcément, de ma part, beaucoup d’arbitrage, parce que les collègues ont les compétences et les marges de manœuvre. »

« En ce moment, on essaie de faire en sorte que ces modalités de décision soient connues des services et des élus. On est donc en train de travailler sur un dispositif du type “Dircom mode d’emploi” pour leur montrer qu’on s’appuie sur la stratégie de communication présentée en conseil municipal et qu’on a, en plus de cette grille d’analyse, des chartes qui s’appliquent : une charte éditoriale pour les associations, la charte des journaux et bientôt une charte de sobriété éditoriale. »

« À Cap’Com, on affirme que la communication publique est un service public et, pour moi, la sobriété éditoriale vient renforcer cela. Quand vous maniez des contenus opposables sur le plan réglementaire, on peut comprendre que vous soyez très attentifs aux mots employés pour décrire les choses. En même temps, ce n’est pas toujours accessible pour les habitants et cela empêche certains d’accéder à leurs droits. L’enjeu est donc fondamental.

Pour les directions, cela semble contraignant. Mais je sais qu’elles peuvent comprendre car souvent elles reconnaissent que c’est difficile d’adapter leur contenu, technique ou très juridique dans la formulation. À nous de leur faire comprendre que l’utilisation du langage clair et d’une forme de sobriété éditoriale va faciliter l’accès des publics à ces contenus clés. »

« Pour moi, cette charte de sobriété éditoriale sur laquelle nous travaillons sera vraiment un outil précieux qui permettra aussi de changer les relations avec les directions. J’espère proposer des formations en langage clair dans les services. Ce n’est pas l’apanage de la direction de la communication, ça ne peut que les aider.

La sobriété, c’est aussi trier : communiquer, c’est choisir. Il faut renoncer à certaines publications, à certaines modalités d’information pour être plus efficace. On est partis sur l’idée de limiter le nombre de posts quotidiens pour désengorger l’esprit des gens et les tuyaux des réseaux sociaux. Tout ce qui est finalement objectif – le choix de communiquer ou non, le choix de communiquer comme ça, le choix de le faire en langage clair –, c’est ce que contient notre charte de sobriété éditoriale ; ça me semble être de nature à mieux faire comprendre ce qu’on fait, à quoi on sert, ou à quoi on peut servir, au bon moment et au bon endroit. »

« Trello nous sert pour échanger sur les projets. Dans la version gratuite, on a un dispositif qui nous permet, pour chaque projet, de retrouver toutes les pièces jointes. C’est beaucoup plus fluide et confortable pour moi que les mails. Avec cet outil, je suis beaucoup plus réactive – j’y vais au moins trois fois par jour – et j’ai vidé ma boîte mail de tout le flux opérationnel. On a aussi un système de planification via Trello qui nous permet, mois par mois, d’identifier les projets et le niveau d’accompagnement. »

« L’ensemble de la mairie expérimente Watcha, une suite collaborative en open source hébergée en France. Elle dispose d’un chat, permet de déclencher des visios en direct et est adossée à un drive. C’est très bien pour la réalisation des projets interservices. Pour les projets web, par exemple, ça facilite grandement les échanges entre la DSI et la com. »

Photo principale (de gauche à droite) : Cyril Rollet, directeur artistique ; Jean-Christophe Morera, rédacteur en chef des publications ; Clotilde Brunet, attachée de presse ; Sylvain Dartois, directeur artistique ; Cathy Serra, attachée de presse ; Maelys Gasnot, media social manager ; Lilla Perigaud, stagiaire chargée de communication ; Reda Le Garf, responsable administratif et financier ; Laurence Perez, directrice ; Manon Mathias, chargée de communication ; Patricia Ruano, responsable administrative et financière ; Olivier Pignard, chargé de communication ; Laura Audibert, journaliste ; Yolande Astier, assistante de direction ; Marianne Gastaldi, rédactrice en chef adjointe ; Julie Portefaix, chargée de communication ; Lucas Frangella, photographe.
Manquent sur la photo : Christophe Beuve, chef de projets, administrateur des sites, et Émilie Chomienne, chargée de communication.