À la com d’Échirolles, une réorganisation en fonction des besoins de la population
Restructuration autour de deux pôles dédiés à la planification et à la production, création d’un guichet unique à partir d’un outil maison et open source : la direction de la communication de la ville d’Échirolles a complètement revu son fonctionnement. Pour Cap’Com, le dircom Jérôme Barbieri décrypte ces changements en profondeur, dans ce nouvel épisode de l’enquête consacrée à l’organisation des services com des collectivités.
Par Edwige Prompt, journaliste, et Marie Cellard, infographiste.
Enquête pilotée par Bertrand Bellanger, directeur adjoint du développement économique, de l'emploi et du tourisme d’Amiens Métropole, et Jeanne Rebuffat, directrice de la communication de la ville de Lyon.
Voir à la fin de cet article toutes les autres analyses des services communication réalisées pour cette étude.
Tableau de bord du service com d'Échirolles
La déclinaison d’une nouvelle stratégie de communication
« Jusque dans les années 2010, tout tournait autour du magazine municipal, Cité Échirolles, un mensuel très complet qui jouait un rôle de support de communication unique. En 2019, le journal est devenu bimestriel, suite aux premières coupes importantes dans les dotations d’État. On avait alors la volonté de développer la communication sur les supports numériques.
Or on s’est rendu compte que le tout-numérique n’était pas adapté à la sociologie d’Échirolles, une banlieue populaire de Grenoble qui concentre trois quartiers prioritaires. Cela nous a poussés à restructurer notre direction afin de développer la production de communication à côté de notre journal municipal. Et pour y arriver, il fallait pouvoir planifier tout ça en travaillant mieux avec les services.
Notre but, c’est de donner plus d’importance aux campagnes de communication annexes, en papier, en affichage, en plan de com print et en numérique. On essaye de jouer sur tous les tableaux : par le numérique, on peut toucher du monde, mais nous, on a vraiment besoin du papier, de l’affichage, de tous ces modes de communication dont on sait qu’ils restent importants dans une commune populaire comme Échirolles. On recourt systématiquement à l’affichage en montée d’immeubles et dans les commerces. »
Planifier et produire
« L’organisation actuelle a été mise en place en septembre 2024. Les deux pôles “graphisme” et “médias” ont été remplacés par “planification et gestion” et “communication”. Au passage, cela nous a permis de créer un poste supplémentaire, celui de chef de pôle communication. J’aurais aimé qu’on l’appelle “chef de l’agence de communication interne”. On a eu des débats avec la direction des ressources humaines, ça ne rentrait pas dans leurs grilles. Au Québec, ils appellent ça “pôle de production” ou “agence de production interne”. À mon avis, c’est plus clair.
Le pôle “planification et gestion” est composé d’une coordinatrice administrative et d’une secrétaire. Le pôle “communication” regroupe toutes les fonctions de production de la direction. Grâce à cette nouvelle organisation mais aussi à l’arrivée de nouvelles personnes dans la direction, on joue plus sur la polyvalence au sein de ce pôle. Même si on a toujours des journalistes, un vidéaste, une community manager et un directeur artistique/graphiste. »
Centraliser la com
« La réorganisation s’accompagne d’une recentralisation de tous les budgets de communication dans la collectivité. Ce n’était pas le cas jusqu’à présent, il y avait un fonctionnement en silos. En raison de notre caractère de ville populaire, de nombreuses actions de communication sont déterminées par des processus partenariaux (cités éducatives, politique de la ville, nouveau programme de renouvellement urbain…). Toutes ces politiques publiques partenariales nécessitent parfois leurs propres outils de communication. Des pans de communication sont ainsi partis dans tous les sens, avec des communications morcelées qui auraient pu être menées plus efficacement sur l’ensemble de la collectivité. Le but, c’est de tout centraliser de manière qu’on puisse planifier, rendre efficace et voir si ces documents-là ne peuvent pas servir à d’autres points de communication de la ville. »
Un guichet unique en construction
« Maintenant, il y a lieu de recréer un nouveau processus de demande de communication par les directions. Ça reposait pas mal sur l’interpersonnel. On a créé ce pôle communication et le chef de pôle communication pour pouvoir recentraliser tout ça sur une seule entrée. C’est le guichet unique de la com dans la ville. Le chef de pôle va centraliser les demandes en collaboration avec le pôle planification pour budgétiser et qualifier les demandes.
On est en train de travailler sur le formulaire de demande de communication que les services vont devoir remplir, à partir d’un outil maison développé en collaboration avec la direction du numérique. L’idée, c’est que, d’ici au mois de juin, on présente l’ensemble du processus finalisé auprès du comité directeur pour que l’ensemble des directions puissent faire appel à ce processus rationalisé. Cependant, on utilise déjà ces outils pour nous aider dans nos planifications. »
Vikunja comme outil de gestion de projets
« Depuis décembre, nous utilisons Vikunja, une alternative gratuite et open source comparable au logiciel de gestion de projets Trello. Quand je reçois un mail qui me dit “Je voudrais communiquer là-dessus”, je crée un dossier sur Vikunja, je joins le mail ou la description, et après, on va le traiter dans nos réunions hebdomadaires de qualification. On l’intègre dans la planification et sur notre calendrier éditorial des réseaux sociaux et du numérique, dans les possibles sommaires de notre magazine bimestriel. On est en train de consolider tout ça pour le grand saut à la rentrée de septembre. Notre calendrier éditorial fonctionne aussi avec Vikunja. On crée notre petite cuisine interne pas chère, parce que le but de la collectivité, c’est de ne pas mettre beaucoup d’argent dans les outils. »
Le numérique libre, un choix politique et économique
« À Échirolles, on fait un gros travail sur le numérique libre avec l’emploi de logiciels gratuits et en open source. La ville est labellisée cinq 🄯 [le copyleft (🄯) est le symbole des logiciels libres, par opposition au copyright (©), NDLR] par Territoire numérique libre, c’est le plus haut niveau de labellisation en France. Cela répond à une volonté politique de se sortir le plus possible de l’influence des GAFAM. On travaille aussi sur des alternatives à la suite Adobe pour le graphisme. On a des développeurs de logiciels dans la direction de l’informatique qui développent des applications en fonction de nos besoins.
Ce choix est aussi économique. On y va doucement, mais à terme cela peut représenter des centaines de milliers d’euros d’économies sur les licences, les systèmes d’exploitation : ce n’est pas négligeable dans une collectivité comme la nôtre. »
Des questions autour de l’IA
« On utilise l’intelligence artificielle (IA) de manière très ponctuelle aujourd’hui, uniquement pour de la relecture. Je dois m’en servir une fois par mois, quand je suis acculé et que je n’ai pas le temps de relire un texte de deux ou trois pages, je le passe à la moulinette avec ChatGPT. Mes collègues de la direction font la même chose.
Il n’y a pas d’autres usages pour l’instant dans notre collectivité. Ce n’est pas encouragé dans l’état actuel des connaissances. On est en réflexion sur l’IA, notamment avec la direction de la stratégie numérique. On est sur les mêmes critères que notre philosophie sur le numérique libre. On se pose beaucoup de questions. Qu’est-ce qui est fait de ce qu’on donne à l’intelligence artificielle ? À qui ça profite ? Quel est l’impact écologique ? »
Photo principale (de haut en bas et de gauche à droite) : Christophe Cottin, interim de Stéphane Buttigieg, directeur artistique), Manon Sisti, journaliste plurimédia, Lionel Jacquart-Saint-Louis, journaliste plurimédia, Jérôme Barbieri, directeur de la communication, Ana Shabatyuk, cheffe de pôle communication, Manah Ammaoui, vidéaste, Léa Garnier, community manager/rédactrice numérique, Isabelle Amato, coordinatrice administrative et financière, Lila djellal, secrétaire communication et iconographe.
Enquête 2024-2025 sur les services communication
Où en sont les services communication aujourd’hui dans leur positionnement vis-à-vis des élus et des services ? Comment assurent-ils leurs missions à la charnière entre le politique et l’administratif ? Quels sont les fonctionnements, les règles de validation, les outils mis en place dans le service et avec les autres services ? Quel impact l'IA a-t-elle sur leur service ?
Point commun a mené l'enquête auprès de plusieurs directeurs et directrices de la communication de collectivités de tailles variées : Clermont Auvergne métropole,
Le Grand angle sur la place et l'organisation des services com, animé par Bertrand Bellanger, directeur adjoint du développement économique, de l'emploi et du tourisme d’Amiens Métropole, et Jeanne Rebuffat, directrice de la communication de la ville de Lyon, au Forum Cap'Com de Lille de décembre 2024 a donné lieu aux principaux enseignements des six premiers entretiens de l'enquête.
Fiche d'identité de la collectivité, fonctions et champs d'action, organisation, flux et outils de pilotage, de régulation de validation, de collaboration, IA, plongez au cœur des services com de leur collectivité.
