Quand la technologie vient au secours de problèmes créés… par la technologie
Cela fait quelque temps que je vous bassine avec l’intelligence artificielle. On en parle, on en parle, mais qu'en faisons-nous vraiment ? Alors ça y est, j’ai suivi à titre personnel une formation sur l’IA générative. Puis j’ai convaincu l’équipe de la direction de la communication de ma collectivité que nous devions tous nous former sur le sujet. Après deux jours à manipuler ChatGPT, Gemini ou Copilot, nous avons ainsi identifié les usages possibles pour chacun de nos métiers.
Par Marc Cervennanky, responsable du centre web et réseaux sociaux de Bordeaux Métropole.
Mes collègues sont passés par toutes les phases auxquelles on peut s’attendre face à une nouvelle technologie : la peur (« On va tous être au chômage »), la séduction (« Ah oui ? Ça peut faire ça ? »), puis les effets « waouh » des premiers résultats obtenus (« Non mais c’est génial »).
Analyser et synthétiser des mails en quelques secondes
Parmi les effets bluffants de l’IA générative, il y a la possibilité pour ChatGPT (sa dernière version) de synthétiser et analyser en quelques secondes de nombreux mails reçus. L’intérêt ? Vous n’êtes jamais noyé par les dizaines de messages que vous recevez chaque jour, où chacun répond à tous, où vous ne savez plus qui doit faire quoi et quand ? Combien de mails non lus avez-vous accumulés ? Des mails avec des indicateurs de suivi, qui ne sont plus suivis depuis longtemps…
Eh bien, avec le petit prompt qui va bien, et le chargement des 35 mails que vous n’avez pas eu le temps de lire sur comment on doit créer une rubrique web sur la révision du plan local d’urbanisme, ChatGPT vous sort fissa une petite synthèse de qui s’est exprimé sur quoi, et de ce qui est attendu à quelle date. Évidemment, avant de lancer ce prompt et charger les mails, vous aurez bien paramétré l’IA pour que vos données n’aillent pas entraîner le modèle de langage avec des informations qui n’ont pas à alimenter le système.
Voilà, c’est génial, un problème qui nous pourrissait le quotidien avec son lot de tensions, d’incompréhensions, de retards de traitement, résolu.
Vraiment ?
Parce que, si on y réfléchit bien, cette possibilité offerte par l’IA, par une nouvelle technologie, c’est de résoudre un problème créé… par une autre technologie.
Est-ce vraiment la technologie qui est en cause ?
C’est au milieu des années 1990 que s’est généralisé l’usage des mails avec des outils tels que Lotus Notes, Netscape mail, puis l’arrivée d’Outlook et ensuite les messageries en ligne avec Yahoo mail, Gmail, etc.
Cela nous a changé la vie au bureau, remplaçant les fax, le Minitel, les courriers papier… et souvent les appels téléphoniques et de vrais échanges de vive voix avec les collègues du bureau d’à côté.
Le mail nous a facilité la vie, permis d’aller plus vite… mais il nous met également la pression. Entre règlements de comptes plus faciles à balancer par écrit plutôt qu’en face à face ou des réponses attendues sitôt le mail reçu et donc supposé lu et traité instantanément. J'imagine que tout cela parle à beaucoup de monde.
Pourtant, est-ce vraiment la technologie qui est en cause, et pas plutôt la façon dont nous l’utilisons ? Rien ne nous oblige à passer nos journées à traiter nos mails au lieu de nous pencher sur de vraies tâches à accomplir. Mais les habitudes se sont installées.
Alors la technologie est-elle vraiment pertinente pour résoudre le mauvais usage que nous en faisons ? Ne serait-il pas plus judicieux de réfléchir à la manière dont nous organisons collectivement notre travail et nos échanges pour ne plus nous laisser déborder ?
Tiens, je vais rédiger un nouveau prompt pour ChatGPT :
« Tu es un expert en organisation du travail dans une administration publique. Les agents des services de cette administration passent 60 % de leur journée à lire, organiser et répondre aux mails reçus. Il leur est impossible de traiter l’ensemble des mails reçus, ce qui génère retard, tensions, incompréhensions. Propose une méthodologie de travail permettant de revoir l’organisation des communications entre les agents de la collectivité. C’est à toi. »
J’ai appliqué la méthode proposée par ChatGPT. Ma boîte de réception ne contient quasiment plus aucun mail. Ce vide soudain me stresse. Vite, envoyez-moi des mails !