À la com de Savigny-le-Temple, des missions redéployées au sein d’une équipe resserrée
Revoir ses méthodes de travail après le non-renouvellement de deux postes, c'est l'un des défis que relève le service com de la ville de Savigny-le-Temple. Armelle Cunego, directrice de la communication depuis 2018, dresse pour nous le tableau de bord de son service et nous en dit plus sur les outils et le fonctionnement de la com de sa ville et sur cette nécessaire réorganisation de sa direction dans ce deuxième numéro de notre enquête 2024 sur l’organisation des services com. [2/6]
Par Edwige Prompt, journaliste, et Marie Cellard, infographiste.
Enquête pilotée par Bertrand Bellanger, directeur adjoint du développement économique, de l'emploi et du tourisme d’Amiens Métropole, et Jeanne Rebuffat, directrice de la communication de la ville de Lyon (voir encadré en fin d'article).
Tableau de bord du service com de Savigny-le-Temple
Adapter l’organisation aux restrictions budgétaires
« À la suite de départs volontaires qui ne seront pas remplacés, nous avons perdu deux postes : un graphiste et la responsable éditoriale (qui quitte la com fin octobre). Ces départs sont compensés par l’arrivée de deux apprentis. Mais ils sont là pour apprendre, par définition, et sont donc bien moins opérationnels que nos deux anciens collègues qui avaient plus de 10 ans d’expérience.
Notre organisation est repensée pour s’adapter aux restrictions budgétaires. On conserve aujourd’hui la même quantité d’informations à couvrir. Les sujets qu’on traite sont quand même vastes. Pour l’instant, on tient la cadence. Mais il y aura certainement, à un moment, des choix à faire : il faudra supprimer des productions. »
Afin d’alléger la charge de travail du pôle graphisme, nous allons utiliser l’année prochaine la version payante de Canva.
« Pour s’adapter à cette nouvelle situation, on redéploie les missions. Je reprends la responsabilité éditoriale et on va travailler avec un pigiste externe pour la rédaction du magazine mensuel. D’autres agents du pôle média vont aussi écrire des articles pour le journal. Mais la responsable éditoriale ne faisait pas que ça, elle écrivait également pour le site internet, les réseaux sociaux et gérait toutes les relations presse. Chacun va reprendre un petit bout de ses missions. »
Élargir les capacités de l’équipe
« On cherche aussi à développer l’usage d’outils simples d’utilisation qui ne nécessitent pas de formation spécifique. Afin d’alléger la charge de travail du pôle graphisme, nous allons utiliser l’année prochaine la version payante de Canva. L’objectif, c’est de permettre au pôle média de produire des visuels pour le web et les réseaux sociaux à partir d’éléments créés par les graphistes. Même chose pour la vidéo. Auparavant seul le chargé de communication audiovisuelle en réalisait sur Premiere Pro. Désormais, les autres collègues du pôle média font des montages sur Canva, CapCut ou eMovie pour avoir des vidéos bien plus réactives, tournées en quelques plans. Ils travaillent tous ensemble quand même, pour avoir des conseils, valider la forme.
Pour les agents qui produisent sur ces nouveaux supports, la transition s’est plutôt bien passée, ça a été intuitif. En revanche, ceux qui maîtrisent le pack Adobe et les logiciels de montage ont été plus réticents. Il a donc fallu faire preuve de pédagogie pour leur expliquer qu’on ne leur retirait pas de missions : on élargit les capacités de l’équipe pour gagner collectivement en efficacité. Je veille à ce qu’ils gardent leur position d’experts. »
Outiller les services pour soulager la com
« Certains services fonctionnent avec des modèles de documents, des gabarits Word ou PowerPoint réalisés par l’équipe des graphistes en amont. On a bien verrouillé les informations à faire apparaître avec un modèle. Ensuite, les services réalisent leurs documents en autonomie, par exemple des affiches pour les centres sociaux, des tableaux d’activité pour les crèches… Ils peuvent mettre en forme et en page. Nous, on a un dernier regard de relecture de contenu, de relecture graphique et pour imprimer. »
Gestion des flux : un formulaire emporté par le Covid
« Les demandes m’arrivent par différents biais : par mail, au cours d’une réunion, par le cabinet du maire. On a essayé de mettre en place un formulaire de communication, un PDF modifiable. Il a vécu à peine une petite année. Le temps de le mettre en place puis la crise du Covid est arrivée et a tout bousculé. Après le confinement, les demandes arrivaient de partout. Je vois bien que les services ne peuvent pas toujours anticiper autant qu’on le souhaiterait, ils ne se font pas à cette rigueur du tableau. Donc, plutôt que de risquer de louper une communication importante, on a abandonné ce formulaire.
Pour prioriser les demandes, on regarde d’abord la temporalité du besoin. Ensuite, on prend en compte trois critères. D’abord, est-ce que cela va valoriser le projet politique porté par l’équipe municipale ? Dans un grand nombre de cas, oui. Deuxièmement, est-ce de l’information pratique liée aux services publics ? Et en dernier lieu, on priorise l’animation du territoire sur des sujets qui peuvent être extérieurs à la mairie. »
Un usage parcimonieux de l'intelligence artificielle
« Nous utilisons déjà ponctuellement l’intelligence artificielle (IA). Les graphistes s’en servent, via Photoshop, pour recomposer de la matière sur une photo, et les agents du pôle média vérifient leur orthographe avec ChatGPT. Demain, on pourrait être amenés à recourir à l’IA afin d'adapter au web un article rédigé pour le print. Cela nous permettrait de gagner du temps. On ne se l’interdit pas mais on n’a pas envie que nos métiers soient dévalorisés. Donc c’est à utiliser avec parcimonie et en étant transparents auprès des habitants. »
Google Drive comme espace de travail
« Toutes les informations sur lesquelles nous travaillons sont centralisées sur le drive dans des tableaux Google Sheets. J’y vois plusieurs intérêts. Le document en ligne est constamment à jour – avec un historique des modifications qui permet de revenir en arrière en cas d’erreur – et on y accède depuis nos ordinateurs et nos smartphones professionnels. Sur un événement, une réunion, on peut donc consulter les tableaux et les mettre à jour. C’est très confortable. L’avantage du drive, c’est aussi qu’on contourne la contrainte des serveurs internes de la mairie, on peut y accéder en télétravail.
Le grand tableau général qui recense l’ensemble des sujets, c’est notre navire amiral !
« Nous avons un grand tableau général qui recense l’ensemble des sujets, passés, en cours ou à venir de la mairie. C’est notre navire amiral ! On injecte les informations à date, et pour celles qui sont non datées, on les positionne dans la période pressentie de communication. Un début de travaux, une première pierre, l’ouverture d’un service public… On décline ensuite le traitement de communication. Ça me permet d’avoir une vue transversale sur comment un sujet va être traité et de vérifier la complémentarité des outils, sur le principe qu’on va chercher à atteindre nos cibles un plus grand nombre de fois pour encourager la mémorisation.
De la même manière, on a aussi créé un tableau du chemin de fer où on visualise la composition du journal mois par mois, et un tableau pour les graphistes pour trier les réalisations selon leur date de livraison. Mes collègues ont bien adopté cet outil parce que tout le monde peut avoir connaissance des informations, et du traitement qu’on en a fait : chacun dans l’équipe peut renseigner un service, un partenaire. »
Photo principale (de gauche à droite) : Asdin Joomun, chargé de communication audiovisuelle / vidéaste / photographe ; Mylène Hassany, responsable éditoriale (qui quitte la com fin octobre et ne sera pas remplacée) ; Laurent Colin, graphiste ; Armelle Cunego, directrice de la communication ; Morgane Lafarge, responsable de la communication numérique ; Alejandra Demaria-Pesce, graphiste, ; Sasha Guillet, apprentie chargée de communication ; Nathalie Chatelain, assistante de direction et de communication.
Enquête 2024 sur les services communication
Où en sont les services communication aujourd’hui dans leur positionnement vis-à-vis des élus et des services ? Comment assurent-ils en 2024 leurs missions à la charnière entre le politique et l’administratif ? Quels sont les fonctionnements, les règles de validation, les outils mis en place dans le service et avec les autres services ? Quel impact l'IA a-t-elle sur leur service ?
En amont d'un Grand angle sur la place et l'organisation des services com animé par Bertrand Bellanger, directeur adjoint du développement économique, de l'emploi et du tourisme d’Amiens Métropole, et Jeanne Rebuffat, directrice de la communication de la ville de Lyon, au Forum Cap'Com de Lille le 11 décembre prochain, Point commun a mené l'enquête auprès de plusieurs directeurs et directrices de la communication de collectivités de tailles variées.
Fiche d'identité de la collectivité, fonctions et champs d'action, organisation, flux et outils de pilotage, de régulation de validation, de collaboration, IA, plongez au cœur des services com de leur collectivité.
