Site web : 10 conseils pour son cahier des charges

Quel est le budget moyen d’un site ? Il n’y en a pas. Un site peut coûter entre 3 000 euros et 500 000 euros. Selon l’étude Cohda/Cap’Com 2019 sur la création et la gestion des sites web publics : 43 % des collectivités y consacrent entre 5 000 à 25 000 euros, 25 % entre 25 000 et 100 000 euros, 22 % moins de 5 000 euros. La somme allouée dépasse les 100 000 euros (9 %) voire les 500 000 (1 %) dans les grandes collectivités.
Petite commune ou conseil régional, les moyens ne sont pas les mêmes, les objectifs et les fonctionnalités non plus. Le budget de votre site est conditionné par les points suivants.

Combien de personnes dans la collectivité pour s’occuper à la fois du projet et de la gestion du site web quand il sera en ligne ? Dans une petite commune, c’est le chargé de communication qui fera au mieux office de contributeur, sans assistance technique interne. Dans des collectivités plus importantes, des équipes informatiques, un webmaster et un responsable éditorial pourront à la fois travailler sur la conception du site et le faire vivre ensuite. Déterminer ses ressources en amont est indispensable pour son cahier des charges. Car cela impliquera le niveau d’intervention du prestataire dans la réalisation et la maintenance du site web.

Le maire veut son site avec le beau blason de la ville en page d’accueil, la direction de l’urbanisme veut publier des documents réglementaires, la direction de la nature estime qu’il est primordial de mettre en ligne l’étude sur la reproduction des dytiques dans les milieux aquatiques urbains… Mais qui s’est intéressé aux besoins des habitants ? Quelles sont leurs attentes vis-à-vis du site web de la collectivité ? C’est ce qui doit guider la conception du site et du cahier des charges. Comment le visiteur va-t-il arriver sur le site et que pense-t-il y trouver ? Quelles réponses ou quels services concrets lui seront-ils proposés ?

Le cahier des charges doit-il tout prévoir, « tout blinder » fonctionnellement et techniquement pour éviter les mauvaises surprises et être sûr du résultat ? Réponse de Normand : un juste équilibre doit être trouvé. Être trop précis risque de fermer la porte à des solutions ou propositions innovantes de la part du prestataire. A contrario, un cahier des charges trop vague risque d’aboutir à un résultat très éloigné de ce qui était imaginé mais non formalisé. Le prestataire, à la lecture du cahier des charges, doit savoir quels sont les objectifs à atteindre et quels sont les contenus et services à mettre en ligne. À lui de proposer les solutions techniques les plus adaptées pour répondre aux besoins.

Il existe de nombreux CMS, ou logiciels de gestion de contenus. La majorité des sites web publics fonctionne sur Wordpress (28 %), Drupal (23 %), et Typo 3 (15 %), selon l’étude Cohda/Cap’Com. 5 % ou moins utilisent un autre CMS : Spip, Joomla, Jalios, Eolas, EZ Publish…
La plupart de ces logiciels sont open source, c’est-à-dire sans coût de licence. Cela ne signifie pas pour autant que l’on peut créer son site totalement gratuitement. Si le téléchargement du CMS est libre, son installation et son paramétrage requièrent plus ou moins de compétences pointues. Un CMS est-il meilleur qu’un autre ? Il n’en existe pas d’idéal. Cela va dépendre en grande partie de l’approche du prestataire, de sa maîtrise de l’outil et surtout de sa capacité à faciliter sa prise en main.

Question importante, car pouvant avoir un impact sur le budget du site. Intégrer des applications métiers, c’est par exemple offrir le paiement en ligne pour la cantine scolaire, avoir accès aux marchés publics, aux délibérations, effectuer des transactions… Autant de services utiles pour la population, mais qui nécessitent des paramétrages plus ou moins complexes avec le CMS qui sera choisi. Il est nécessaire de bien recenser ces services à intégrer pour anticiper le temps d’intégration et les coûts induits.

La collectivité dispose-t-elle d’une charte graphique pour ses supports de communication et celle-ci est-elle adaptée à un site web ? Le cahier des charges devra préciser si le prestataire doit intégrer cette charte, avec quelles marges de manœuvre. Si aucune charte n’existe, est-il libre de proposer différentes approches graphiques ? Il peut être opportun d’indiquer quelques adresses de sites web appréciés pour guider la conception du futur site.
Ne pas négliger la partie ergonomie et modes de navigation, et ce pour tous les écrans. Penser dès le départ son site web pour qu’il s’affiche de manière lisible sur un ordinateur, une tablette ou un mobile est indispensable, ainsi que réfléchir avec le prestataire au nombre de gabarits (ou modèles) de pages nécessaires selon la résolution d’écran. La page d’accueil concentre souvent toute l’énergie créatrice, alors que ce sont les pages intérieures du site qui ont le plus d’importance. L’approche « UX » est primordiale et il est judicieux de pouvoir réaliser des tests utilisateurs avant la mise en ligne définitive du site, afin de vérifier que l’internaute navigue sans difficulté dans le site pour trouver l’information recherchée.

Une question qui devrait systématiquement se poser. Penser dès le départ son site web pour qu’il réponde aux principaux enjeux du numérique responsable est indispensable et même obligatoire sur deux points :

• la protection des données personnelles ; le web public doit se conformer au Règlement général européen sur la protection des données (RGPD) entré en vigueur en 2018. Formulaires en ligne, recueil du consentement des visiteurs avant le dépôt de cookies, information et voies de recours des administrés… votre cahier des charges doit préciser cette obligation et ses implications sur la conception du site ;
• l’accessibilité à tous : depuis septembre 2019, tout nouveau site internet public doit respecter les normes en matière d’accessibilité aux personnes handicapées et faire l’objet, à la date de sa mise en production, d’une déclaration de conformité avec le Référentiel général pour l’accessibilité des administrations (RGAA). Graphisme, ergonomie, choix techniques, cette obligation impacte plusieurs aspects de votre projet web.

L’enjeu écologique doit lui aussi se traduire aux différentes étapes de la conception. Précisez dès le départ à votre prestataire la volonté de concevoir et développer le site avec des techniques et des outils limitant l’impact environnemental du futur site. Et si vous ne savez pas par où commencer, jetez un œil au classement de votre site actuel sur ResponsiWeb, le nouvel outil d’analyse des sites web publics les plus éco-responsables de l'Observatoire socialmedia des territoires, et fixez-vous l’objectif d’être en haut du podium après la refonte !

Le cahier des charges doit intégrer trois grandes étapes.
En premier lieu, l’expression des besoins de la collectivité par rapport au site attendu. Un cadre de réponse doit être formalisé pour chacun de ces besoins afin que les candidats y répondent de la même manière et faciliter ensuite la comparaison des offres.
C’est la deuxième étape, où le candidat futur prestataire doit restituer sa compréhension des besoins et décrire ses propositions techniques, graphiques, ergonomiques…
La troisième étape sera constituée de la rédaction commune des spécifications fonctionnelles : ce que fera et sera précisément le site et ce qu’il ne fera ou ne sera pas.

Phase du projet souvent sous-estimée. La mise en ligne du site web ne sera pas la fin du projet, mais une nouvelle étape, celle qui va le plus concerner les internautes qui vont venir sur ce nouveau site. Il convient de mesurer en amont quel sera le degré d’autonomie par rapport au prestataire. La collectivité animera-t-elle et gérera-t-elle seule le site web ou s’appuiera-t-elle sur le prestataire pour sa maintenance et son évolution ? Ici aussi des coûts sont à prévoir et à intégrer dans son budget. Ne pas oublier également les formations nécessaires, que ce soit pour l’utilisation du CMS ou l’écriture web.