À la com de Bretagne Romantique, une petite équipe au positionnement renforcé

« Jusqu’en 2021, il n’y avait qu’une personne à la com puis je suis arrivée comme chargée de communication. En juillet 2023, j’ai pris la responsabilité du service, nous étions alors deux. Et depuis septembre dernier, nous avons un demi-poste supplémentaire. Il a donc fallu ajuster le rôle de chacune. »

« Nous sommes organisées par thématique des politiques publiques : on se répartit, entre nous trois, le suivi des services dont on promeut et valorise les actions. Je m’occupe en plus de toute la communication institutionnelle, y compris numérique, et ma collègue à 100 % est chargée de la communication interne. La troisième collègue travaille aussi à 50 % sur l’événementiel et la communication du service développement économique.

Dans une petite équipe, nous sommes toutes polyvalentes, des couteaux suisses. Nous avons des compétences de mise en page, PAO, mais nous faisons appel à des graphistes externes pour des travaux plus complexes, d’animation des réseaux sociaux, de relations presse… Nous sollicitons également des photographes et des agences de communication pour nous accompagner dans les projets (stratégie, identité visuelle) et la réalisation de vidéos. La rédaction est la partie que nous déléguons le moins. »

« Nous avons mis en place un process d’échanges réguliers. Nous effectuons des points hebdomadaires chaque mercredi, d’environ deux heures, juste avant ma bilatérale avec le directeur général des services (DGS). Nous avons également instauré des “points flash” deux jours par semaine. Le lundi et le vendredi, en début de matinée, on se voit pendant 15 minutes, ça peut se faire en visio et on traite des points bloquants de la journée. Comme nous travaillons toutes les trois dans le même bureau, cela nous permet de ne pas nous déranger dans la journée, la gestion est plus fluide.
L’avantage d’être un petit service, c’est qu’on peut ajuster notre organisation facilement si l’on ressent le besoin d’en faire plus ou moins. »

« Il y a deux ans, avec la collègue qui m'a précédée, nous avons profité de la refonte de notre identité visuelle pour remettre à plat le processus de travail avec les services. Nous avons créé un guide pratique pour détailler ce process. On fait des points mensuels avec les services pour connaître leur actualité, leurs projets et quand une demande émerge on organise un “brief” : une réunion d’une heure avec le représentant du service et l’élu concerné. On identifie les objectifs de communication et les cibles, et on répond à la question “Selon vous, l’action de communication serait réussie si…”. À partir de ces éléments on propose des supports, un message que l’on inscrit dans un plan de com que l’on fait valider par l’élu et le service : ce sera notre base de travail de référence.

On ne le fait pas pour tous les projets, seulement quand il y a un plan de communication important. L’objectif c’est de ne pas se retrouver avec des objectifs divergents entre élus et services, et éviter que la com ne soit considérée que comme un prestataire en bout de chaîne. Ce guide pratique a aussi été édité pour informer nos collègues de nos délais. Quand on veut engager un plan de communication, il faut s’y prendre de quatre à six mois à l’avance.

Ce process, mis en place en 2022, permet de conforter le positionnement de la com, les services ne nous voient plus comme un prestataire. Mais on est un peu victimes de notre succès. Les services ont pris le pli de nous associer à leurs projets ; maintenant, il faut suivre ! Même si la procédure n’est pas encore respectée à 100 %, la com est dorénavant perçue comme une fonction stratégique, avec une plus-value. C’est aussi grâce à la direction, qui nous a soutenues.
Nous avons aussi la volonté de rendre autonomes les services sur des choses récurrentes pour lesquelles la com n’apporte pas de plus-value, comme les plannings des bibliothèques. On a créé des gabarits qu’on leur fournit. Ils complètent avec leurs informations. On ne valide pas derrière ; on essaie de faire confiance. »

« Dans le bureau, nous avons un grand tableau avec des Post-it que nous déplaçons au fur et à mesure de l’avancée des projets : c’est notre Trello visuel ! Nous utilisons aussi le “vrai” logiciel Trello. Chacune a un tableau avec ses thématiques. C’est assez dense. L’avantage de l’outil, c’est son côté “multi-tasking”. Comme nous sommes polyvalentes dans nos métiers et nos thématiques, on a vite fait de se perdre. Trello nous aide dans notre organisation mentale. Le logiciel est aussi utile en termes de reporting puisqu’il est partagé avec le DG.
Nous bénéficions de la version premium de Trello depuis six mois. Je trouve qu’il manque encore une vision planifiée des projets mais c’est peut-être parce que je n’ai pas encore exploré toutes les potentialités de l’outil. Je dois encore faire les plans de charge “à la main”, faute de calibrage en temps horaire des projets qui permettrait leur planification. »

Photo principale (de gauche à droite) : Loavenn Goursat (chargée de communication) ; Mélanie Guet (responsable du service) ; Cécile Pouchin (chargée de communication).